Proyek anda terlambat, untuk apa cemas?

Ketika seorang Project Manager (PM) mendapat laporan dari timnya bahwa proyeksi progress pekerjaan bulan ini yang sudah direncanakan dengan detail ternyata diluar dugaan tidak tercapai, dan terlambat 5%, sebagian besar PM mungkin menganggap deviasi tersebut masih kecil dan dengan tenang menginstruksikan kepada tim proyek yang intinya untuk mengejar keterlambatan. Namun ketika beberapa bulan ke depan PM mendapat laporan yang sama dan keterlambatan sudah lebih dari 15%, mungkin sebagai PM anda akan mulai merasakan kecemasan. Cemas akan proyeknya yang terlambat dan stress akan denda keterlambatan karena pekerjaan tidak selesai tepat waktu.

Kecemasan atau stress akan muncul apabila kita membayangkan hal – hal yang menakutkan akan terjadi. Kita mungkin sering mendengar istilah takut pada bayangan sendiri, bayangan itu yang selalu menjadi sumber kecemasan anda, padahal bayangan itu tidak bisa berbuat apa – apa. Jika kita melihat fakta di keseharian hidup kita, hampir semua bayangan kecemasan pada diri kita tidak pernah terjadi. Kecemasaan-kecemasan itu hanyalah buatan pikiran kita sendiri, dan seringkali malah mengganggu kita dalam membuat keputusan dan penyelesaian yang tepat dalam menangani masalah yang sedang kita hadapi.

Seorang PM senior pernah mengatakan bahwa jika anda cemas atau stress apakah tiba – tiba proyek akan jadi tidak terlambat, atau akan selesai dengan sendirinya, tidak bukan?. Nah, jadi untuk apa cemas yang tidak berguna, segeralah melakukan aksi koreksi atas masalah keterlambatan proyek anda. Tips sederhana sebagai berikut:

1. Buka kembali schedule proyek di Microsoft Project, evaluasi schedule tersebut dengan kondisi riil di lapangan. Trial beberapa kemungkinan – kemungkinan lintasan kritis yang terjadi. Perpendek lintasan – lintasan kritis yang anda temukan dengan cara melakukan langkah – langkah taktis percepatan yang biayanya masih dalam batas toleransi anda.
2. Cari dalam kontrak perjanjian anda, apakah anda klausa dan pasal mengenai perpanjangan waktu. Apabila dalam kontrak anda terdapat pasal perpanjangan waktu, temukan alas an yang tepat bahwa anda berhak mendapatkannya.
3. Keterlambatan proyek terjadi bukan akibat dari 1 pihak, bisa saja terjadi akibat kesalahan kontraktor, owner, maupun MK. Oleh karena itu bukalah buku diary atau catatan harian proyek anda, kumpulkan tim anda, kumpulkan surat, memo, email, bahkan foto yang dapat memperkuat bahwa keterlambatan bukan murni kesalahan anda, sehingga anda berhak mendapatkan perpanjangan waktu.

Percaya penuh bahwa setelah anda berusaha keras untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi, Tuhan akan memberikan hasil yang terbaik bagi anda. Selalulah berpikir positif agar alam merespon balik dengan baik. Semoga Sukses.

Sumber: http://proyekita.com

Tips Komunikasi Terhadap Pelaksana, Mandor, dan Pekerja

Ilmu komunikasi di proyek terkesan sepele, tetapi pengalaman mengerjakan beberapa proyek membuktikan bahwa miskomunikasi menyebabkan over biaya. Sebagai contoh miskomunikasi dengan pelaksana dan mandor di lapangan sering menimbulkan pekerjaan bongkar pasang (rework), maupun pekerjaan perbaikan (repair), bahkan kegagalan pekerjaan (failure).

 Dalam teori komunikasi kunci sukses dalam berkomunikasi bukan terletak pada apa yang disampaikan tetapi lebih kepada bagaimana pesan tersebut disampaikan. Ini menyangkut metode komunikasi apa yang tepat yang akan anda pakai (verbal, nonverbal, atau written/graphic).  Pelaksana atau mandor mengaku lebih menyukai apabila ia diberi instruksi dalam bentuk gambar yang jelas atau visual, karena menurut mereka lebih mudah untuk dipahami dan tidak menimbulkan keraguan. Anda perlu sadari bahwa komunikasi anda kepada mereka harus pada range knowledge yang mereka kuasai.

Berikut beberapa tips penggunaan metode komunikasi visual kepada pelaksana dan mandor.

1. Buat Shop Drawing sedetail mungkin
   Dengan adanya gambar yang detil dalam ukuran atau dimensi membuat para pelasana, mandor, sampai tukang tidak perlu melakukan perhitungan extra (tambah atau kurang) untuk mencari dimensi tertentu yang belum tertera pada shop drawing. Ini selain mempermudah mereka juga mempercepat pekerjaan di lapangan. Jangan lupa menambahkan keyplan pada sudut atas di shop drawing.
2. Buatlah metode pelaksanaan dengan memperbanyak gambar penjelas. Hal ini akan membuat metode pelaksanaan akan lebih mudah untuk dipahami oleh para pelaksana, mandor, dan pekerja.
3. Buat 3D Drawing
   Untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu yang rumit, terkait dengan metode perlu anda buat gambar 3 dimensinya, sehingga memudahkan para pelaksana lapangan untuk membayangkan apa yang akan mereka kerjakan.
4. Buat Mockup
   Apabila pekerjaan anda tergolong pekerjaan yang sama sekali baru dan para pelaksana lapangan belum familiar dengan pekerjaan tersebut, sebaiknya anda buat mock up. Yaitu semacam prototype dengan ukuran yang sama atau lebih kecil dari aslinya. Pembuatan mock up ini selain para pelaksana mencoba untuk mengerjakan, juga memberikan data pada anda kekurangan-kekurangannya untuk dapat anda pelajari dan sempurnakan.
5. Instruksi dengan foto disertai penjelasan
   Instruksi kerja seperti perbaikan pada bagian tertentu pada bangunan akan lebih mudah dipahami apabila berupa foto dan diberi tulisan penjelasan pada foto tersebut.
6. Visualkan target schedule
   Schedule yang anda buat dengan software Microsoft Project penting bagi anda untuk mengetahui lintasan kritis maupun untuk kendali kemajuan pekerjaan di lapangan. Tetapi akan lebih baik apabila schedule target yang anda berikan pada pelaksana lapangan sudah anda modifikasi dalam bentuk yang lebih sederhana, berupa gambar kerja dengan marking warna dan keterangan tanggal penyelesaian untuk masing-masing bagian pekerjaan.
7. Warna untuk nomen clatur
   Apabila anda mempunya pekerjaan precast elemen dengan type yang bervariasi, lebih sederhana apabila nomen claturnya menggunakan warna sebagai pengganti kode-kode huruf dan angka.
8. Membuat papan informasi di lapangan yang berisi gambar shop drawing maupun metode pelaksanaan pekerjaan yang sedang dikerjakan.

Untuk mendukung keberhasilan komunikasi anda dengan pelaksana lapangan, buatlah forum rapat harian di pagi hari. Karena di pagi hari energi dan tingkat kefokusan mereka masih tinggi, siang sudah mulai berkurang, dan sore tenaga mereka sudah habis.

Sumber: http://manajemenproyekindonesia.com

Jalan Tol Dalam Gedung

“Gate Tower Building”, gedung berlantai 16 di Osaka, Jepang ini terbilang unik karena adanya jalan tol yang menembusnya, tepat di lantai 5 hingga 7. Jalan tol yang menembusnya merupakan jaringan jalan tol sepanjang 293,3 km. Jalan tol ini adalah bagian dari “Hanshin Expressway”, jaringan jalan tol yang menghubungkan Osaka, Kobe dan Kyoto. Uniknya lagi, penyelenggara jalan tol tersebut merupakan penyewa tetap pada lantai 5 hingga 7 di gedung ini.

Pada tahun 1983, pembangunan gedung baru di area gedung unik berada dihentikan oleh pemerintah setempat, dikarenakan rencana pembangunan jalan tol sudah final. Namun, pemilik gedung ini menolak untuk menyerah, ia tidak mau memindahkan gedungnya. Setelah bernegosiasi dengan penyelenggara jalan tol selama 5 tahun, muncullah solusi ini.

Pemilik gedung menggunakan tiang penyangga ganda untuk melindungi gedung ini dari getaran, dan juga struktur melingkar di sekeliling bagian yang digunakan untuk ditembus jalan tol. Gedung ini selesai dibangun pada tahun 1992.

Sumber: http://proyekindonesia.com